Zníženie nákladov a chybovosti v L & Š

Spoločnosť L & Š, s.r.o. patrí medzi popredných predajcov farieb a ďalšieho nielen maliarskeho sortimentu na slovenskom trhu, s pobočkami vo viacerých mestách na Slovensku.

Neustále sa rozširujúci sortiment viedol spoločnosť aj k postupnému zväčšovaniu obchodných priestorov a aktivít v centre Nitry až po výstavbu vlastného 5-podlažného obchodného domu. Tým sa obchodné aktivity rozšírili aj o prenájom priestorov iným subjektom. Ďalším úspechom spoločnosti bola výstavba vlastnej veľkoobchodnej prevádzky o rozlohe 3552 m2, ktorá bola uvedená do prevádzky v roku 2002. Spolu s rastom obchodnej činnosti sa vedenie spoločnosti priebežne zaujíma aj o možné skvalitnenie ponúkaného sortimentu a služieb, a zjednodušenie obchodných či interných procesov.

Pre implementáciu EDI spoločnosť L & Š inšpiroval jeden z ich hlavných dodávateľov farieb, preto sa obrátili na EDITEL, ako na odborníka v oblasti efektívnej elektronickej komunikácie. V rámci EDI komunikácie vystupuje spoločnosť L & Š ako odberateľ, čo znamená, že odosiela objednávky (ORDERS) a prijíma faktúry (INVOIC). V súčasnej dobe je už približne desať obchodných partnerov pripojených prostredníctvom EDI, a postupne sa pridávajú ďalší. Spoločnosť vidí v zavedení EDI komunikácie benefity v podobe úspory času, ľudskej práce, ako aj v znížení chybovosti pri spracovaní dokladov.

Vznikajúci potenciál: budúci HUB pre oba smery

Vízia budúcnosti tejto spoločnosti ukazuje potenciál pre vytvorenie tzv. HUB-u, ktorý funguje s EDI komunikáciou na oba smery t.j. smerom na odberateľov aj dodávateľov. V súčasnosti sa spoločnosť zameriava na rozbehnutie dodávateľského smeru, kde sa aktívne podieľa na elektronickej výmene objednávok a faktúr s digitálnym podpisom. Neskôr je plánované zavedenie EDI aj smerom na veľkoobchodných odberateľov.

„V tejto fáze spoločnosť používa plnoautomatickú službu eXitePRO s postupným pridávaním nadstavbovej rozširujúcej funkcionality. Táto platforma ponúka spoločnosti postupný vývoj EDI komunikácie podľa aktuálnych potrieb, priorít a časových možností,“ dodáva Štefan Sádovský, generálny riaditeľ spoločnosti EDITEL SK&CZ.

Implementáciu EDI zastrešil v spoločnosti L & Š vedúci IT oddelenia Matej Fraňo. Spýtali sme sa ho na reálne skúsenosti so systémom EDI.

Koľko dodávateľov máte prepojených cez EDI?

Komunikácia cez EDI nám tvorí asi 15-20% všetkých dodávateľských príjmov v spoločnosti. Väčšinu tvoria nadnárodné spoločnosti, ktoré považujú EDI za prirodzenú funkciu uľahčenia výmeny dokumentov. Boli by sme veľmi radi, ak by sme mali viac EDI spojení s domácimi výrobcami a dodávateľmi.

Ako vám uľahčuje EDI bežný život vo firme?

Obrovskou výhodou EDI je neustála krížová kontrola číselníkov položiek medzi dodávateľom a nami. EDI nám zaručuje správnosť čiarových a dodávateľských kódov, čím úplne eliminujeme akúkoľvek zámenu tovaru medzi objednávkou a dodaným tovarom.

Ako prebieha vytvorenie spojenia medzi vami a dodávateľom?

V prvom rade dáme dokopy tímy na strane dodávateľa a na našej strane, vymeníme si GLN kódy na firmy a odberné miesta. Následne si krížovo odkontrolujeme tovarové položky a vytvoríme skúšobné objednávky. Nakoniec implementujeme prenos fakturácie, šifrovanie a podpisovanie faktúr.

Viete vyčísliť prínos EDI pre vás?

EDI nám výrazne pomáha pri administratívnom príjme tovaru na sklad – pri dodávateľoch bez EDI musíme ručne prepisovať údaje z papierovej faktúry (najmä ceny a ručne kontrolovať dodané množstvo voči fakturovanému). V prípade EDI ceny importujeme automaticky a rozdiely v množstvách nám program porovná. EDI INVOIC nám ročne ušetrí viac ako 1500 hodín práce, ktorú už nemusíme robiť ručne, zároveň eliminuje akékoľvek ľudské chyby. Od niektorých dodávateľov nám chodia pravidelne faktúry so 400-500 položkami. Nájsť chybu ručne v papierovom doklade vyžadovalo množstvo času, našťastie pre počítače je toto triviálna úloha.

Ako sa vám pracuje so spoločnosťou EDITEL?

V EDITELi sú skutočne odborníci s vysokou ochotou dotiahnuť spojenie tak aby fungovalo. Implementovali sme rôznych náročných dodávateľov, pri niektorých proces implementácie trval 2 týždne, pri niektorých nadnárodných spoločnostiach s IT oddeleniami v Indii takýto proces trval takmer rok. Zo spojenia budeme profitovať dlhodobo do budúcna, takže oplatí sa implementovať čo najviac dodávateľov.

Čo by ste si priali do budúcna?

Za nás platí, že máme eminentný záujem nadviazať čo najviac spojení cez EDI. Žiaľ, mnohé domáce firmy vnímajú EDI iba ako finančný a administratívny náklad. Snažíme sa im vysvetľovať, že je to investícia do efektivity odberateľa. Dobrý dodávateľ neponúka iba značku, cenu a sortiment, ale najmä dobrý servis. A najlepší dodávateľ je ten, ktorý okrem dodania tovaru dodá aj také elektronické služby, ktoré odberateľovi šetria čas a náklady – a to je pre nás EDI technológia.