KSeF – Povinné používanie elektronických faktúr v Poľsku

Čo je KSeF?

KSeF je skratka pre Národný systém elektronickej fakturácie vytvorený polským Ministerstvom financií za účelom evidencie, príjmu a archivácie faktúr v štrukturovanej podobe. Od júla v r. 2024 bude v Poľsku jeho používanie povinné pre všetky spoločnosti a inštitúcie. Tento dlhodobo avizovaný krok má za úlohu zefektívnenie daňového systému a zároveň taktiež pomôcť s digitalizáciou obchodných transakcií.

Štrukturovaná e-faktúra je typ digitálnej faktúry, ktorej štruktúra musí spĺňať isté špecifikácie. Má podobu štruktúrovanej XML správy, ktorá príjemcom umožňuje automatické spracovanie. V praxi to znamená, že faktúry majú byť odosielané prostredníctvom informačného systému – Národného systému elektronickej fakturácie (KSeF) – a označené prideleným číslom, ktoré faktúru v systéme identifikuje. Bez identifikačného čísla by išlo o obyčajný predajný doklad. Denne bude podľa dostupných odhadov do KSeF zasielaný zhruba 1 milión faktúr. Poľsko sa stane iba štvrtou krajinou, ktorá takéto riešenie zavádza. Podobný systém už funguje v Taliansku, Španielsku a Portugalsku.

Kľúčové informácie

Právne zázemie pre zavedenie KSeF poskytuje zákon z 29. októbra 2021, ktorým sa upravuje poľský zákon o dani z tovarov a služieb stanovujúci všeobecný rámec pre fungovanie systému. Od doby, kedy zákon nadobudol platnosť, sa na zavedení systému intenzívne pracuje: prebehol pilotný projekt s daňovými poplatníkmi a vznikla testovacia platforma. Už od januára 2022 ju môžu daňoví poplatníci využívať na dobrovoľnej báze. V júni 2022 bol získaný súhlas Európskej komisie s povinným používaním KSeF na zasielanie elektronických faktúr (VYKONÁVACIE ROZHODNUTIE RADY (EÚ) 2022/1003 zo 17. júna 2022). Poľské Ministerstvo financií očakáva, že štruktúrované faktúry (e-faktúry) budú povinné a do tretieho štvrťroku 2024 úplne nahradia ostatné typy fakturácie.

Kto bude KSeF používať?

KSeF budú používať všetky spoločnosti a inštitúcie. Presnejšie povedané, všetci daňoví poplatníci, subjekty definované daňovými poplatníkmi (napr. účtovné firmy), ale aj inštitúcie ako napr. úrady či zložky činné v trestnom konaní. Všetky tuzemské faktúry (ako tie, ktoré sa týkajú dodávateľského reťazca, tak aj administratívne) budú v Poľsku spracované prostredníctvom KSeF. Je potrebné spomenúť, že povinnosť zasielať faktúry do KSeF sa nebude vzťahovať na zahraničné subjekty, vrátane tých, ktoré sú v Poľsku zaregistrované ako platcovia DPH. Tieto spoločnosti budú naďalej vystavovať faktúry rovnakým spôsobom ako doteraz (či už v elektronickej alebo papierovej podobe). Budú tu aj ďalšie obmedzenia. KSeF napr. nebude prijímať opravné daňové doklady alebo proforma faktúry. Rovnako nebude možné prikladať k faktúre ďalšie doklady ani generovať notifikácie o vystavenej faktúre.

KSeF Connect – najjednoduchšie napojenie ku KSeF

Pre spoločnosti je najnáročnejšie faktúry najskôr vytvoriť vo svojom informačnom systéme, previesť ich do formátu, ktorý KSeF požaduje, a následne odoslať do KSeF. Najjednoduchším a najbezpečnejším spôsobom, ako týmto požiadavkám vyhovieť, je plne automatizovaný prenos pomocou riešenia KSeF Connect, ktoré ponúka spoločnosť EDITEL Polska. Riešenie od spoločnosti EDITEL Polska umožňuje prístup k formátu KSeF, spĺňa všetky legislatívne požiadavky a poskytuje služby EDI, ktoré podporujú procesy v rámci riadenia dodávateľského reťazca. KSeF Connect efektívne napĺňa všetky právne normy, používanie štruktúrovaných digitálnych dát urýchľuje platby, a vďaka automatizovaným procesom dochádza k úsporám nákladov.

KSeF Connect – funkcie:

• Integrácia IT a KSeF systémov
• Konfigurácia prístupu pomocou KSeF tokenu
• Komunikácia s KSeF – posielanie a príjem elektronických faktúr a UPO (úradné potvrdenie o prijatí).
• Preklad formátov elektronických faktúr do/zo štandardu KSeF
• Prispôsobenie objemu dát štandardu KSeF
• Potvrdenie – generovanie KSeF ID pre každú e-faktúru
• Integrácia e-faktúr v KSeF s komunikáciou v dodávateľskom reťazci (EDI)
• Plná digitalizácia a automatizácia obchodnej a logistickej komunikácie a účtovných dokladov s dodávateľmi (EDI).
• Validácia údajov, vrátane možnosti obchodných dojednaní medzi stranami pred vložením údajov elektronickej faktúry do KSEF.
• Multi ERP – možnosť zhromaždenia elektronických faktúr z viac ERP systémov pred ich odoslaním do KSeF
• Multi ERP – zasielanie elektronických faktúr stiahnutých z KSeF do viacerých ERP systémov
• Archivácia elektronických faktúr a KSeF ID
• Konfigurácia autorizácií pomocou elektronických pečiatok
• Notifikácia – oznámenie o vystavených elektronických faktúrach ich príjemcom a zasielanie elektronickej faktúry v PDF formáte
• Integrácia s použitím protokolu AS2, AS4 a xFTP