e-archivácia
Dlhodobé a bezpečné uloženie elektronických dokumentov
Spoločnosť EDITEL vyvinula špičkové riešenie trustIT pre elektronickú archiváciu, ktoré je koncipované ako univerzálne úložisko pre všetky typy archivovaných dát bez ohľadu na pôvod, dátový formát alebo prítomnosť elektronického podpisu.
Umožňuje dlhodobú a profesionálnu archiváciu počas zvolenej doby, s garantovanou integritou a autenticitou vložených dát. Riešenie je v súlade so všetkými legislatívnymi požiadavkami a predpismi, riadi sa zároveň odporúčaniami na úrovni EÚ. Najčastejšie je používané pre archiváciu daňových dokladov, zmlúv, digitalizovaných dokumentov, správ z dátových schránok a pod.
Archivačné riešenie môže byť využívané podľa potreby v rôznych režimoch a v rôznych stupňoch integrácie s ostatnými IT systémami. S dokumentmi možno aktívne pracovať v rámci užívateľského rozhrania trustIT, pristupovať k nim z aplikácií tretích strán, alebo môže tvoriť elektronický archív samostatnú legislatívnu poistku popri existujúcich DMS/workflow systémoch.
trustIT môže byť využívaný formou služby alebo ako inhouse riešenie.
Získané výhody
- Profesionálna archivácia s najvyššími bezpečnostnými štandardami
- Archivácia akéhokoľvek formátu dát
- Splnené požiadavky smerníc EÚ
- Zaručená integrita dát po celý čas archivačnej doby
- Automatické generovanie metadát archivovaných dokumentov
- Rozhranie integrované do platformy eXite®
- Webové užívateľské rozhranie
- Náhľad a možnosť stiahnutia originálnych dokumentov
- Možnosť autorizovaného exportu dát
- Škálovateľné riešenie
Právne predpisy pre archiváciu elektronických faktúr
Všetky spoločnosti musia dodržiavať podmienky ohľadne archivácie faktúr stanovené novelou právnych predpisov, ktoré vstúpili do platnosti po 1. januári 2013. Spoločnosti teda musia najmä zabezpečiť nasledovné po celý čas archivácie, t.j. od okamihu ich vystavenia až do konca zákonnej desaťročnej lehoty pre ich uchovávanie:
- Autenticitu (vierohodnosť) pôvodu elektronickej faktúry – je zaručená totožnosť osoby, ktorá plnenie uskutočňuje alebo ktorá daňový doklad oprávnene vystavila.
- Integritu (neporušenosť) obsahu – skutočnosť, že obsah daňového dokladu, požadovaný podľa zákona, nebol zmenený.
- Čitateľnosť – je možné sa zoznámiť s obsahom daňového dokladu priamo alebo prostredníctvom technického zariadenia (viď § 71 odst. 3 zákona č.222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov).
- Súhlas subjektu (príjemca služby) s prijímaním elektronických faktúr.
Okrem toho, že elektronické faktúry musia byť spôsobilé pre odpočet dane, musia ďalej obsahovať zákonom predpísané náležitosti daňového dokladu ako je meno/adresa, evidenčné číslo faktúry, cena atď. Pre ďalšie informácie alebo podporu kontaktujte, prosím, náš obchodný tím.
