+ 421 232 272 2
TECHNICKÁ PODPORA -55
EDI KONZULTÁCIE -10

Vyskúšali sme za vás – A ako hľadáte faktúry v archíve vy?

papierové dokumenty v bežnom archíve - porovnávací test

Porovnávací test

Dnes sme si pre vás pripravili porovnávací test, ktorého cieľom je porovnať rôzne možnosti, ktoré máte ako firma pri archivácii dokumentov. Zadanie je veľmi jednoduché – do spoločnosti prišiel audítor a vyžiadal si niekoľko dokumentov, ktoré slúžili ako podklad pre jeho kontrolu. Na svoju prácu potrebuje 3 roky starú faktúru s potvrdením, kedy bola v spoločnosti prijatá a postúpená na úhradu.

Bežná firma

Tradičný papierový archív sa nachádza väčšinou v suteréne spoločnosti. Kde je zvyčajne vyčlenená jedna miestnosť, v ktorej sú regály, na ktorých sú položené rady šanónov so založenými príslušnými dokumentami. Zakladanie dokumentov do archívu sa robí pomocou papierovej evidencie a príslušný dokument je zaradený do šanónu a uložený na konkrétne miesto podľa evidenčného systému.

V priloženej tabuľke je zhrnutie činností, ktoré sme vykonali a zároveň sme zaznamenali čas strávený pri každej z nich. Pre zjednodušenie boli časy zaokrúhlené na minúty smerom nahor.

Činnosť Potrebný čas  
Prísť na recepciu a vyžiadať si kľúče od archívu 2 minúty
Vlastné vyhľadávanie kľúčov vrátane telefonátu recepčného, kde by asi tak kľúče od archívu mohli byť 5 minút
Cesta výťahom do suterénu s medzizastávkami na každom poschodí 4-poschodovej budovy 4 minúty
Nájdenie správnej miestnosti 2 minúty
Odomknutie a rozsvietenie svetiel v archíve 2 minúty
Vyhľadanie príslušného oddelenia archívu 2 minúty
Vyhľadanie krabice so šanónmi 2 minúty
Hľadanie schodíkov/rebríka a ich požičanie z údržby 10 minút
Nájdenie faktúry v šanóne 3 minúty
Zamknutie a zhasnutie svetiel v archíve 1 minúta
Nájdenie výťahu 2 minúty
Cesta výťahom späť do kancelárie s medzizastávkami na každom poschodí 4-poschodovej budovy 4 minúty
Prefotenie faktúry na kopírke 2 minúty
Cesta výťahom do suterénu budovy s medzizastávkami na každom poschodí 4-poschodovej budovy 4 minúty
Cesta výťahom naspäť do kancelárie s medzizastávkami na každom poschodí 4-poschodovej

budovy, pretože ste si originál faktúry zabudli v kopírke

5 minút
Cesta výťahom do suterénu budovy s medzizastávkami na každom poschodí 4-poschodovej budovy 4 minúty
Odomknutie archívu a vrátenie originálu faktúry do príslušného šanónu 5 minút
Vrátenie schodíkov/rebríku do údržby 5 minút
Zamknutie a zhasnutie svetiel v archíve 1 minúta
Nájdenie výťahu 1 minúta
Cesta výťahom naspäť do kancelárie s medzizastávkami na každom poschodí 4-poschodovej budovy 4 minúty
Vrátenie kľúčov od archívu na recepciu 1 minúta
Príchod do kancelárie 1 minúta

Celkový čas strávený s jednotlivými krokmi je 72 minút. Paradoxne najdlhšie trvali presuny výťahom a všeobecné činnosti spojené s prístupom k dokumentom (vydávanie kľúčov, hľadanie miestnosti, požičiavanie a vrátenie schodíkov/rebríka), ktoré trvali pozoruhodných 63 minút. Viaceré činnosti sa dajú samozrejme eliminovať napríklad opakované jazdy výťahom alebo vyhotovenie kópie faktúry priamo v archíve odfotením na mobilný telefón. Aj napriek tomu sa však na vykonanie takejto zdanlivo triviálnej operácie dostaneme do niekoľkých desiatok minút.

Firma spolupracujúca so spoločnosťou EDITEL

Archiváciu faktúr prevádzkuje na platforme elektronického dôveryhodného archívu, ktorý ukladá a sprístupňuje archivované dokumenty na vyžiadanie prakticky okamžite a v digitálnej podobe. Autenticita a integrita dokumentov je zaručená počas celého obdobia archivácie integrovanými mechanizmami, ktoré sú certifikované audítorskými spoločnosťami.

Tu je zhrnutie činností, ktoré sme vykonali a čas, ktorý sme strávili pri každej z nich. Pre zjednodušenie boli časy zaokrúhlené na minúty smerom nahor.

Činnosť Potrebný čas
Spustiť vypnutý počítač 1 minúta
Počkať na prevedenie potrebných aktualizácií Windows 5 minút
Spustenie prehliadača a prihlásenie sa na portál archívu 2 minúty
Zobrazenie prehľadu faktúr 1 minúta
Nájdenie príslušnej faktúry na základe dostupných údajov (dodávateľ, dátum archivácie…) 1 minúta
Vytlačenie faktúry s požadovanými údajmi 1 minúta
Doplnenie chýbajúceho papiera do tlačiarne 2 minúty
Odovzdanie vytlačenej faktúry audítorovi 1 minúta

Jediné zdržanie, ktorému sme boli vystavení, bola nutnosť „pretrpieť“ aktualizáciu operačného systému pri štarte, ktorá sa vždy zázračne spustí v najmenej vhodnom okamžiku. Aj napriek tomu sa nám podarilo dosiahnuť výsledok po 14 minútach. Ak si odmyslíme niektoré činnosti, samotné hľadanie požadovanej faktúry sa skrátilo na 3 minúty vrátane jej tlače. A to všetko prakticky spoza stola (okrem doplnenia papiera do tlačiarne).

Záver

Náš praktický porovnávací test ukázal, že používanie produktov spoločnosti EDITEL vám výrazne ušetrí čas, a to až o 514 %! V hre je veľa faktorov, ale pohodlie pri práci jednoducho vnímame všetci. Víťaz je jasný.

A ako vyhľadávate faktúry v archíve vy? Ak chcete získať 514 % času navyše, kontaktujte nás, a my s vami všetko radi preberieme.

Svatopluk Vít EDITEL CZ

Autor

Svatopluk Vít
Technical Sales Support Consultant

 

Icon \'i\'

O spoločnosti EDITEL

EDITEL je medzinárodným popredným poskytovateľom služieb v oblasti elektronickej výmeny dokumentov EDI (z anglického originálu Electronic Data Interchange), ktorý sa špecializuje na optimalizáciu procesov dodávateľského reťazca. Spoločnosť poskytuje služby klientom v mnohých rôznych odvetviach.

Portrait photo copyright Editel/Roman Chudý
Symbolic image copyrig Pixabay, Pexels

Aktivujte si prosím súbory cookie v nastaveniach Vašeho prehliadača pre prezeranie webovej stránky v plnom rozsahu.
V súčasnosti používate staršiu verziu prehliadača, ktorá môže spôsobovať chyby v zabezpečení a znižovať užívateľský komfort.
learn how to easily update your browser.