Webové EDI pre malé a stredne veľké firmy

Webové EDI je šité na mieru potrebám malých a stredne veľkých firiem. Zaujíma vás prečo? Dozviete sa to v nasledujúcom článku.

Už ste o webovom EDI počuli a hovoríte si, či by bolo dobrou voľbou i pre vašu firmu? Alebo vám ho ako prvý krok k zapojeniu do EDI odporučil niektorý z vašich obchodných partnerov? EDITEL ako špecialista na medzinárodné služby EDI zodpovedá otázky týkajúce sa elektronickej výmeny obchodných dokumentov na internetovej aplikácii (tzv. webové EDI) prakticky denne. Nižšie si môžete prečítať odpovede na tie najčastejšie z nich.

Prečo používať webové EDI?

Povedzme, že sa vaša spoločnosť zaoberá pestovaním zeleniny, chovom rýb alebo spracovaním čerstvého mäsa a dodáva tieto produkty obchodnému reťazcu. A povedzme, že zatiaľ nedostávate objednávky „moderným spôsobom“, teda elektronicky. V tomto prípade vám najskôr obchodný reťazec predáva objednávky e-mailom, faxom – alebo v urgentných prípadoch – telefonicky. Údaje z nich ručne prepíšete a použijete k vybaveniu dodávky tovaru. Vybavíte objednávku, vytvoríte dodací list a poštou odošlete faktúru. A nakoniec musíte všetky tieto dokumenty ešte archivovať. To urobíte najskôr tak, že vložíte vytlačené objednávky, dodacie listy, faktúry, prípadne opravené dokumenty atď. do šanónu. Je to celkom zdĺhavý proces, naviac dosť náchylný k chybám.

Ako vlastne webové EDI funguje? Máte nejaký príklad z praxe?

Predstavte si, že ste obchodník s vínom a dodávate vína do obchodných reťazcov. Obchodní partneri vám môžu pomocou webového EDI zasielať digitálne objednávky v štandardizovanom formáte. Na priamo a takmer v reálnom čase. Mimochodom, technický názov objednávky v EDI je ORDERS. Akonáhle je objednávka prijatá, okamžite dostanete upozornenie e-mailom. Potom sa môžete prihlásiť do webovej aplikácie, zobraziť si objednávku a zistiť požadovaný termín dodania. Keď objednávku vybavíte a pripravíte závoz, použijete aplikáciu k upozorneniu klienta o nasledujúcom dodaní tovaru a automaticky odošlete dodací list (DESADV). Väčšina údajov je jednoducho prevzatá z objednávky. Tieto údaje a ďalej zjednané ceny a fakturačné detaily následne použijete k vytvoreniu faktúry (INVOIC). A to je celé! Všetky kroky sú transparentné a vy i vaši partneri ich môžete kedykoľvek dohľadať. Ponúkame tiež bezpečnú elektronickú archiváciu dokumentov v súlade s legislatívnymi požiadavkami.

ORDERS, DESADV… musím toto skutočne poznať?

Je len niekoľko technických termínov, ktoré by ste si časom mali osvojiť. Systém je založený na jazyku EDI, ktorému rozumejú užívatelia po celom svete. Tento jazyk sa volá EDIFACT. Existuje v ňom viac ako 200 typov správ (tj. typov dokumentov), vo webovom EDI sa ale bežne využíva len niekoľko z nich. Patrí medzi ne ORDERS (objednávka), DESADV (dodací list) a INVOIC (faktúra). Pokiaľ sa divíte, prečo na konci názvu faktury – „invoic“ – chýba „e“, ktoré do anglického termínu pre faktúru patrí, je to preto, že skratky všetkých typov správ sú štandardizované a obmedzené na šesť veľkých písmen. K skupine skratiek patrí tiež GLN, kód, ktorý identifikuje vašu spoločnosť, a čísla EAN (alebo tiež GTIN), ktoré slúži k identifikácii produktov. A to je, pokiaľ ide o žargón EDI, zhruba všetko.

Aký je rozdiel oproti plne integrovaným EDI systémom?

Vysoko výkonné EDI systémy pre veľké podniky samozrejme ponúkajú množstvo technických možností a výhod. Vyžadujú ale tiež dôkladnú integráciu do ERP a ďalších systémov. Firmy s nižším počtom obchodných dokumentov často zisťujú, že nepotrebujú nič väčšieho, než nízko-nákladové riešenie EDI na webovej aplikácii. Podobne ako pri e-maile si užívateľ vystačí s počítačom a prístupom k internetu. Nie je potrebné nič implementovať a výmena obchodných dokumentov môže začať prakticky ihneď. WebEDI je dostupné užívateľom v niekoľkých krajinách.

Niektorý z obchodných partnerov odo mňa chce, aby som prešiel na EDI. Aký to má dôvod?

Kvôli zvýšeniu efektivity je pre veľké obchodné reťazce dôležité, aby bolo do EDI zapojených čo najviac ich dodávateľov. Akékoľvek dáta potom môžu dostávať v štruktúrovanej podobe a automaticky ich spracovávať v svojich IT systémoch. Renomovaným obchodným reťazcom ako je MAKRO, Globus, Billa, Penny atď. prináša elektronická výmena obchodných dokumentov (EDI) už mnoho rokov vynikajúce výsledky.

EDI sa samozrejme stane nenahraditeľným pomocníkom aj pre vašu, i keď menšiu, spoločnosť. S využitím viacerých rôznych typov správ pre viac obchodných partnerov zistíte, že si už výmenu obchodných dokumentov bez EDI vôbec nedokážete predstaviť. Z histórie nepoznáme žiadneho užívateľa, ktorý by EDI zaviedol a po čase sa chcel vrátiť “k papieru”.

Je táto aplikácia použiteľná aj v prípade, že partner chce odo mňa len faktúry, ktoré nie sú za tovar, ale za služby?

Určite áno. Pre takéto prípady sme schopní pripraviť formulár faktúry podľa požiadaviek vášho partnera. Formulár potom stačí len vyplniť a odoslaním ho obdržíte v požadovanom formáte, ako by ste mali štandardné EDI riešenie. Pôvodne vyplnený dokument je možné uložiť pre ďalšie použitie v prípadoch, kedy sa položky faktúry často opakujú a je potreba meniť len dátumy a ceny. Pre sofistikovanejšie systémy je možné využiť funkciu importu, napríklad z formátu ISDOC, INHOUSE-TXT, CSV a ďalších proprietárnych formátov.

Na koho sa môžem obrátiť, keď mám otázky k riešeniu EDI pre malé a stredne veľké firmy?

Pokiaľ máte akékoľvek otázky, môžete sa obrátiť na našich kolegov na nasledujúce kontakty.

Sales Team / Obchodné oddelenie:
obchod@editel.cz

Autor

Markéta Ernesová
WebEDI & Customer Service Specialist
marketa.ernesova@editel.cz