Prechod na EDI: prvé kroky sú jednoduché

Kontrolný zoznam EDI: dôkladná príprava je častokrát polovica úspechu

Skúsenosti ukazujú, že ak raz spoločnosť prejde na elektronickú výmenu údajov (EDI), už si to bez nej nevie v budúcnosti predstaviť. Predtým je však potrebné objasniť dôležité otázky. Koniec koncov, všetko nové zahŕňa určitú mieru neistoty. Čo môžeme očakávať? Sme vôbec pripravený na EDI? Nemajte obavy! Vďaka dôkladnej príprave je polovica úspechu zaručená! Po prečítaní tohto článku možno budete odpočítavať dni do prechodu na EDI.

Ktorých zamestnancov sa prechod na EDI týka?

Možno ešte stále existuje niekoľko kancelárskych pracovníkov, ktorí sa radi obklopujú hromadou papierových dokumentov. Táto výnimka skôr potvrdzuje pravidlo. Pred prechodom z papierových objednávok, dodacích listov alebo faktúr na elektronickú výmenu údajov (EDI) by ste sa o svojich plánoch a prípravných prácach mali porozprávať so všetkými kľúčovými zamestnancami. V závislosti od veľkosti a organizačnej štruktúry vašej spoločnosti sem patria predovšetkým zamestnanci nasledujúcich oddelení:

• Ekonomické oddelenie
• IT
• Oddelenie logistiky a riadenia dodávateľsko-odberateľského reťazca
• Oddelenie nákupu
• Obchodné oddelenie

Aké sú dôvody prechodu na EDI?

V praxi sa často uvádzajú najmä tieto dôvody:

• vlastná iniciatíva spoločnosti s cieľom posunúť digitalizáciu na vyššiu úroveň
• obchodní partneri, ktorí vyžadujú používanie EDI
• dôvody súvisiace s efektívnosťou ako napr. zlepšenie vzťahov s obchodnými partnermi, vyhnutie sa manuálnym činnostiam a chybám, úspora nákladov, celkový  digitálny koncept atď.

Ak konáte z vlastnej iniciatívy, mali by ste si ujasniť, aký veľký je váš mesačný objem dokumentov a koľko vašich obchodných partnerov už EDI používa. Koniec koncov, EDI totiž nie je nikdy iba jednostranná záležitosť. Ak vás o používanie EDI požiadal váš obchodný partner, mali by ste ho požiadať o poskytnutie špecifikácií. V spoločnosti EDITEL už poznáme postupy a potreby existujúcich klientov EDI. V takomto prípade sa môžete obrátiť na našich odborníkov.

Ktoré záležitosti EDITEL vopred objasní?

V počiatočných fázach procesu vám spoločne s kolegami položíme niekoľko otázok a pomôžeme vám objasniť dôležité detaily. Typické otázky, ktoré zvyčajne riešime, sú nasledovné:

• Aké dokumenty (objednávky, dodacie listy, faktúry) by ste si chceli vymieňať a či sa to zmení v blízkej budúcnosti?
• Potrebujete aj doklady, ako sú proforma faktúry, storno faktúry alebo dobropisy?
• Má spoločnosť know-how v oblasti EDI?
• Bolo by pre vás možné aj jednoduché riešenie prostredníctvom webového portálu EDI alebo uprednostňujete integrované riešenie vzhľadom k veľkému objemu dokumentov?
• Ktoré oddelenia vášho zákazníka sú zapojené?
• Existujú nejaké organizačné alebo technické prekážky pre zavedenie EDI?

Aké sú technické požiadavky na používanie EDI?

• budete potrebovať ERP systém
• vhodné dátové rozhranie
• kompletné kmeňové údaje (adresné údaje, ceny špecifické pre zákazníka, GTIN/EAN kódy na jednoznačnú identifikáciu vašich položiek, GLN (Globálne lokalizačné číslo) na jednoznačnú identifikáciu vašich obchodných partnerov atď.)
• komunikačné spojenie s dátovým uzlom eXite
• systém archivácie vierohodný voči auditu

Nevhodné alebo neúplné rozhrania sa dajú zvyčajne ľahko aktualizovať. Pre komunikačné spojenie je k dispozícii niekoľko rôznych možností. A nemusíte sa obávať ani systému archivácie odolného voči neoprávnenej manipulácii, pretože v tomto prípade vám môžeme poskytnúť pomoc šitú priamo na mieru.

Aký je organizačný a technický postup?

• analýza rozhrania alebo špecifikácie rozhraní obchodných partnerov
• vytvorenie/programovanie konverzných rozhraní (z formátu partnera A do formátu partnera B)
• zabezpečenie priebežných operácií:
  • nastavenie poštovej schránky EDI, ID používateľa, GLN (Globálne lokalizačné číslo) a prihlasovacích údajov pre eXite
  • komunikačné prepojenie s dátovým uzlom eXite
  • overovanie údajov/kontrola údajov
• monitorovanie (riešenie problémov, kontroly hodnovernosti atď.)
• analýza rozhrania alebo špecifikácie rozhraní obchodných partnerov
• testovanie prebieha v niekoľkých iteráciách medzi vami a spoločnosťou EDITEL
• spustenie ostrej prevádzky s EDI partnerom

Prechod na EDI: Čo sa deje počas testovacej fázy?

Dokonalosť je pre EDI kľúčová. Testovacia fáza preto zvyčajne prebieha určitý čas súbežne, t. j. vaše faktúry sa vymieňajú v papierovej forme alebo vo formáte PDF tak ako predtým. Zároveň budú údaje prebiehať aj prostredníctvom systému EDI. Keď bude všetko fungovať bezchybne, papierové doklady sa vynechajú a faktúry EDI budú právne uznané aj na daňové účely.

Nakoniec budete vy a váš tím aj formálne súčasťou rastúcej medzinárodnej komunity používateľov EDI. Viac ako 20 000 spoločností na celom svete si už vymieňa dokumenty prostredníctvom dátového centra EDITEL eXite a ich počet každým dňom rastie.

Ak sa aj vy chcete ponoriť do sveta EDI, ja a moji kolegovia vám s tým radi pomôžeme.

Autor

Miroslav Blažek
Sales Manager EDITEL SK