Znižovanie nákladov prechodom na EDI
Na peniazoch záleží: kedy sa oplatí firme prejsť na EDI?
Nebolo by ohromne praktické, nemusieť si už s obchodnými partnermi posielať všetky objednávky, dodacie listy a faktúry faxom, e-mailom alebo dokonca poštou, ale nechať všetko bežať automaticky, prostredníctvom elektronickej výmeny dát (EDI)? Takéto riešenie podľa doterajších skúseností necháva navyše oveľa menší priestor pre chyby. A ponúka aj ďalší potenciál: automatizáciou procesov sa zníži pracovná záťaž vašich zamestnancov a uvoľní im ruky na iné úlohy. Pri zohľadnení všetkých faktorov dokáže EDI bezpochyby tiež výrazne znížiť náklady.
Osvedčené pravidlo dobrého hospodára, ktoré hovorí, že ušetriť korunu je jednoduchšie ako ju pracne zarobiť, nestratilo nič zo svojej platnosti ani v roku 2023. Často kladenou a úplne logickou otázkou k elektronickej výmene dát (EDI) je, koľko môže firma vo výsledku ušetriť, ak prejde z papierových faktúr na elektronické. A o koľko navyše jej zostane vo vrecku, pokiaľ prejde na elektronickú výmenu dát v celom Order2Cash procese? Teda pokiaľ bude celý proces, od prichádzajúcich objednávok až po fakturáciu, prebiehať elektronicky. Zoberme si to po poriadku.
Individuálne faktory
Než sa pustíme do podrobností, pripomeňme, že konkrétne úspory budú vždy závisieť od viacerých faktorov, vrátane nasledujúcich: Akým spôsobom doteraz prebiehala výmena obchodných dokumentov (poštou, faxom, e-mailom atď.)? S koľkými partnermi chcete EDI v budúcnosti využívať? Aký je objem vašich dokladov za rok? Akú máte technickú infraštruktúru? Aké odborné znalosti a cenový model má mať potenciálny poskytovateľ služieb EDI, ktorému realizáciu zveríte? To je len niekoľko z mnohých otázok, ktoré by ste si mali položiť.
Už len pri samotných faktúrach je potenciál k úsporám vysoký
Okrem faktorov, ktoré sú špecifické pre jednotlivé firmy, máme k dispozícii aj medzinárodné analýzy a štúdie. Tie sú veľmi prínosné, pokiaľ ide o približný odhad potenciálnych úspor. Začnime dokladom, ktorý je z hľadiska EDI obzvlášť zaujímavý – teda faktúrou. Pri vyčíslení potenciálnych úspor je rozhodujúce, či faktúry prijímate, alebo ich odosielate.
Štúdia spoločnosti Billentis, ktorá zišťovala potenciál úspor spojený s elektronickými faktúrami, priniesla výsledky, ktoré v skratke predstavujeme nižšie.
Príklad prepočtu:
Zdroj: Billentis/grafický dizajn EDITEL AT
*Scenár: výrobná spoločnosť s 5 000 zamestnancami, personálne náklady: 60 EUR/hod (vrátane réžie, pracovných staníc atď.), priemerný počet strán na faktúru: 1,5 (hoci v praxi sú faktúry často dlhšie a potenciál úspor býva ešte vyšší).
Potenciál úspor okolo 60 percent vyzerá veľmi lákavo. Ako ukazuje nasledujúci graf, ešte výhodnejšie je, pokiaľ ste príjemcom faktúry, pretože potom môžete ušetriť dokonca až 64 percent.
Príklad prepočtu:
Zdroj: Billentis/grafický dizajn EDITEL AT
*bez zohľadnenia individuálnych úspor
Úspory v každom kroku Order2Cash procesu
Ďalší zaujímavý prieskum GS1 sa týkal transakcií Order2Cash. Táto štúdia prebehla síce už pred niekoľkými rokmi, je však stále aktuálna. Vyplýva z nej, že využitím štandardov EDI GS1 je možné ročne ušetriť celkom takmer 800 miliónov EUR, procesom objednávok počnúc a fakturáciou končiac (objednávka, príjem tovaru, faktúra, automatické porovnanie kmeňových dát). Na jeden proces Order2Cash to znamená úsporu až 51 eur.
Digitalizácia znižuje pracovnú záťaž
Ak odhliadneme od výpočtov, je zrejmé, že prechod na elektronickú výmenu dát má ešte jednu veľkú prednosť. V závislosti od odvetvia sú personálne náklady vo väčšine spoločností významným parametrom vynaložených nákladov. Vďaka tomu, že automatizácia procesov umožňuje kvalifikovaným zamestnancom venovať sa produktívnejším činnostiam, vzniká ďalší potenciál na využitie nových obchodných príležitostí.
Akou ukazuje nedávna štúdia spoločnosti KPMG „Digitalizácia v účtovníctve 2021“, reagovalo množstvo firiem (a ich účtovných oddelení) na nedávnu pandémiu prijatím konkrétnych krokov smerom k digitalizácii. 61 % opýtaných spoločností uviedlo, že COVID-19 u nich podporil alebo urýchlil digitalizáciu v oblasti účtovníctva. Dôležitým faktorom je, že digitalizácia sa často netýka iba účtovných oddelení, ale aj mnohých ďalších. Pokiaľ sa v rámci ucelenej IT stratégie prerozdelia alebo novo vymedzia zdroje, procesy a oblasti zodpovednosti, vzniknú v stredne až dlhodobom horizonte významné príležitosti.
S kolegami sa s Vami radi osobne stretneme a preberieme možnosti úspor nákladov v súvislosti s EDI priamo vo Vašej firme. Zavolajte nám alebo nám pošlite dotaz pomocou kontaktného formulára.
Autor
AutorChristoph Stenech
Head of Sales, EDITEL Austria
O spoločnosti EDITEL
EDITEL je medzinárodným popredným poskytovateľom služieb v oblasti elektronickej výmeny dokumentov EDI (z anglického originálu Electronic Data Interchange), ktorý sa špecializuje na optimalizáciu procesov dodávateľského reťazca. Spoločnosť poskytuje služby klientom v mnohých rôznych odvetviach.
Portrait photo copyright Editel/Petra Spiola
Symbolic image copyright iStockphoto, photo credit metamorworks
Illustration copyright EDITEL Austria GmbH
