E-faktúra – „pravá“ elektronická faktúra

Jeden môj priateľ, podnikateľ, sa posťažoval, že mu niektoré spoločnosti odmietajú prijímať elektronické faktúry. Keď sa ho náš kolega spýtal, ako faktúry generuje a odosiela, ukázalo sa, že iba ukladá faktúry vo formáte PDF a potom ich svojim zákazníkom rozosiela ako prílohu e-mailom. A sú aj takí, ktorí by faktúry najradšej posielali po poštovom holubovi, písané perom na pergamenovom papieri. Tým môže aj zasielanie dokumentov vo formáte PDF pripadať až neprijateľne moderné. Musíme si však uvedomiť, že svet (alebo aspoň jeho veľká časť) už je oveľa ďalej.

Zasielať faktúry e-mailom v PDF môže byť síce pohodlné, nejde však o „pravú“ elektronickú fakturáciu. Odosielateľ (vystaviteľ) faktúry aj jej príjemca si musia vytlačiť vlastnú kópiu, čo je jediný spôsob, ako vytvoriť platný daňový doklad (mnohé spoločnosti, ktoré prijímajú veľké množstvo faktúr, sa k tomu však stavajú odmietavo, predovšetkým kvôli práci navyše spojenej s tlačou).

E-faktúra je podľa Európskej smernice 2014/55/EÚ faktúra, ktorá bola vystavená, odovzdaná a prijatá v štruktúrovanom elektronickom formáte, ktorý umožňuje jej automatizované a elektronické spracovanie, a je v súlade s európskou normou pre elektronickú fakturáciu . Napriek tomu, že hlavne väčšie firmy nemávajú prijaté PDF faktúry rady kvôli práci navyše spojenej s ich tlačou a spracovaním, niektoré ich stále prijímajú a prípadne aj spätne vyťažujú. Je nespochybniteľné, že PDF faktúra má zásadný význam predovšetkým pre stranu vystaviteľa, ktorý najmä ušetrí čas aj prostriedky. Je však vždy vhodné si vopred ujasniť, či takú faktúru akceptuje aj príjemca. V tomto prípade však každopádne nejde o elektronickú fakturáciu, ako sa mnohí domnievajú, ale o zaslanie „bežnej“ faktúry elektronicky.

Označujme teda „pravú“ elektronickú faktúru ako „e-faktúru“. Rozumie sa jej daňový doklad, ktorý je vystavený a prijatý elektronicky, pričom musí byť zaistená vierohodnosť jeho pôvodu, neporušenosť jeho obsahu a ďalej jeho čitateľnosť. A to samozrejme nie je tak jednoduché, ako odoslanie dokumentu v PDF.

E-faktúra, elektronický podpis a časové razítko

V rámci SR je možné elektronickú faktúru považovať za plnohodnotný daňový doklad iba, ak je opatrená elektronickým podpisom založeným na kvalifikovanom certifikáte, ktorý vydal akreditovaný poskytovateľ certifikačných služieb, alebo obdobne elektronickou pečaťou v prípade automatizovaného spracovania. Elektronickú faktúru je možné vydať len so súhlasom príjemcu tovaru alebo služby. Tieto faktúry sa v elektronickej podobe tiež archivujú. V rámci archivácie je tiež využívaný mechanizmus časovej pečiatky, aby bola existencia dokumentu ukotvená v čase.

Ak je faktúra zaslaná napr. e-mailom bez elektronického podpisu či pečiatky, nemožno ju považovať za daňový doklad so zaistenými vlastnosťami v zmysle ZDPH (vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu). Výnimkou je potom možnosť zasielania faktúry prostredníctvom prostriedkov EDI, kde pri dodržaní pomerne náročných procesov (napríklad dlhodobá archivácia komunikačných logov) môže byť faktúra zasielaná bez elektronického podpisu, ale aj tu je na zjednodušenie procesov reálne využívaný elektronický podpis. E-faktúru je možné vytlačiť, ale má iba informatívny charakter a nepovažuje sa za overenú kópiu a originálom je elektronická podoba.

Automatická elektronická fakturácia

Osoba samostatne zárobkovo činná, ktorá vystavuje jednu faktúru každý mesiac alebo ob dva mesiace, môže bez obáv zostať pri tradičnej on-line WebEDI fakturácii. Pre tých, ktorí fakturujú pravidelne a vo veľkých objemoch, však môže byť automatizácia vystavovania a zasielania faktúr veľkým prínosom. Automatizácia umožňuje zjednotenie celého procesu fakturácie pre vystaviteľov aj príjemcov faktúr. Príjemcovia faktúr potom pochopiteľne prináša výrazne vyššie benefity ako prijatá PDF faktúra. Takýto systém zároveň spĺňa legislatívne požiadavky ako z hľadiska elektronického podpisu, tak archivácie. Niet pochýb o tom, že v e-fakturácii, je budúcnosť, a preto sa oplatí začať s ňou čo najskôr!

Ak sa chcete o elektronickej faktúre dozvedieť viac, navštívte naše webové stránky a prečítajte si ďalšie príspevky, alebo zavolajte našim konzultantom na telefónne číslo: +421 232 272 210.

Autor pôvodného článku (prispôsobené rozdielom v e-fakturácii v SR)

Légrádi László
Výkonný riaditeľ spoločnosti EDITEL Hungary