+ 421 232 272 2
TECHNICKÁ PODPORA -55
EDI KONZULTÁCIE -10

Ako princ Edi bojoval so sedemhlavou dračicou Archivum

Ako princ Edi bojoval so sedemhlavou dračicou Archivum

Aj v dnešnej uponáhľanej dobe sa nájde čas na peknú rozprávku. Myslíte si, že je to rozprávka?

V jednom modernom kráľovstve žil múdry kráľ Lex, ktorý sa snažil chrániť miestnu prírodu. Bol to kráľ, ktorý sa zaujímal o moderné technológie a všetci poddaní v tomto kráľovstve sa rozhodli, že ho v tom podporia. V kráľovstve sa veľmi darilo obchodníkom. Mohli ste si tu kúpiť čokoľvek – oblečenie, potraviny, kozmetiku, stroje aj autá. Bolo tu niekoľko tovární, ktoré vyrábali veľké množstvo výrobkov pozostávajúcich z mnohých častí. Nie všetko sa vyrábalo vo veľkej továrni a to bola veľká príležitosť pre remeselníkov, ktorí vyrábali tieto potrebné časti a dodávali ich do veľkej továrne. Bolo tu aj veľa drobných podnikateľov a živnostníkov, ktorí piekli chlieb, predávali kvety, prípadne stavali domy. Ako som povedal, Lex bol múdry kráľ. Vedel, že ak chce, aby kráľovstvo prežilo, musí sa snažiť dodržiavať dve pravidlá – chrániť prírodu a jej prírodné zdroje a zohnať peniaze na chod kráľovstva.

„Všetci moji poddaní, ak chcete, aby naša krajina prekvitala, žiadam vás o jednu vec. Ak uskutočníte akúkoľvek finančnú transakciu, chcem, aby jedna desatina hodnoty transakcie išla na bankový účet nášho kráľovstva. Pomôže nám to zaplatiť našich strážcov a lekárov, ktorí budú pracovať pre naše kráľovstvo a vy budete môcť využívať ich služby zadarmo,“ vyhlásil kráľ Lex.
A tak v každej továrni existovalo špeciálne oddelenie, ktoré malo na starosti správu financií, alebo tam boli ľudia, ktorí sa starali o financie ostatných podnikateľov a obchodníkov. Správu týchto získaných financií vykonával sám kráľ. Mal aj dcéru Docilis, ktorá mu so všetkým pomáhala. Poddaní boli šťastní, pretože ich jedinou povinnosťou voči krajine, v ktorej žili, bolo nutné odovzdať len jednu desatinu a zvyšok išiel na ich živobytie. Všetkým sa darilo a krajina prekvitala.

Jedného dňa sa kráľ Lex zobudil, postavil sa k oknu a hlavou mu prebehla myšlienka: „Ako to, že je v zámockom parku toľko pníkov? Kam miznú tie stromy? Čo sa s nimi deje? A prečo tak rýchlo?“ Začal pátrať a zistil, že sám nariadil: „Každá finančná transakcia musí byť zaevidovaná na papieri.“ Každá továreň, každý obchodník a každý remeselník musel po vykonaní práce vytlačiť papier, v ktorom bolo uvedené, čo a pre koho urobil, akú sumu za to dostal a koľko z tejto sumy patrí kráľovstvu. Následne sa táto suma musela odoslať na špeciálny bankový účet. Okrem toho sa musela vytlačiť aj každá objednávka, aby bolo jasné, čo sa objednalo, od koho a v akej sume. Bolo tiež potrebné vytlačiť papier, na ktorom bolo uvedené, kam sa má objednaný tovar doručiť, a zároveň dať podpísať zástupcovi druhej strany, že daný tovar dostal a na základe toho ho bolo možné požiadať o zaplatenie. Poviem vám, že to bola úplná papierová džungľa. Ako sa ľudia stávali bohatšími a zámožnejšími, kupovali čoraz viac tovaru a služieb, čím sa zvyšoval aj príjem na bankovom účte kráľovstva. Zároveň sa ale zvyšoval počet vytlačených papierov a zo zámockého parku mizlo čoraz viac a viac stromov, ktoré sa používali na výrobu tlačového papiera. Kráľ sa preto rozhodol zasiahnuť a spolu so svojou dcérou vymysleli nové nariadenie. „Evidencia obchodných transakcií bude stále rovnaká, ale papierovú tlač nahradí elektronické spracovanie. Predsa počítač a e-mail už mal každý. Stačí poslať PDF súbor a považovať ho za elektronickú verziu papierového dokumentu,“ vyhlásili obaja. Kráľ aj princezná boli spokojní. Bolo zrejmé, že nariadenie fungovalo. Stromy zo zámockého parku prestali miznúť, aspoň tak to vyzeralo…

Jedného dňa stál kráľ opäť pri okne a všimol si, že stromy v parku stále miznú aj napriek všetkému úsiliu, ktoré s Docilisou vynaložili. Uvedomil si, že má málo času a bude potrebovať pomoc. Koniec koncov, nebolo by zlé požiadať o pomoc aj niekoho skúseného. A tou skúsenou osobou bol prvorodený princ Edi zo susedného kráľovstva. „Milý Edi, prosím príď nás navštíviť, mám pre Teba menšiu úlohu. Ak budeš chcieť, možno si tu nájdeš aj budúcu nevestu,“ bolo znenie e-mailu, ktorý poslal Lex Edimu. Princ Edi bol veľmi sympatický a Docilis si ho vedela predstaviť aj v úlohe svojho budúceho manžela a stráviť po jeho boku celý život. Princ Edi sa po svojom príchode okamžite pustil do práce. Išiel do záhrady a porozprával sa s drevorubačmi, ktorí rúbali stromy v parku. Dozvedel sa, komu dodávajú drevo. Ukázalo sa, že miestna papiernička mala viacero zákazníkov, ale väčšinu papiera si odniesla sedemhlavá dračica Archivum. Tú zamestnával sám kráľ Lex. Kráľ Lex pri tom všetkom zabudol na staré nariadenie, ktoré hovorilo, že niektoré vytvorené dokumenty sa musia uchovávať desať rokov po ich vydaní, aby bolo možné zistiť čo, kto a kedy predal, za koľko peňazí. Všetko preto, aby mohli skontrolovať, či na kráľovský účet prišla správna suma peňazí a či niekto nepodvádzal. Ľudia sú rôzni a niekedy bývajú veľmi nečestní. Keďže kráľovstvo bolo malé, rozhodli sa, že všetko bude uskladnené vo veľkej jaskyni, kde žila sedemhlavá dračica Archivum. Bolo to skvelé riešenie, pretože mohla využívať všetkých sedem hláv pri činnostiach spojených so správou archívu dokumentov (ich zakladanie, kategorizácia a vyhľadávanie v prípade potreby).

Princ Edi a jeho riešenie

Hlavný problém, na ktorý princ Edi narazil bol, že dokumenty síce do archívu prišli, ale keďže boli len v digitálnej podobe a bez žiadneho popisu, čo dokument obsahuje, kto a kedy ho vydal, Archivum si všetko zjednodušila. Vytlačila dokumenty na papier, vložila ich do zakladača, ktorý označila a založila na príslušné miesto na polici. Hoci sa objem dokumentov znížil, značná časť stále ostávala fyzicky vytlačená na papieri. S týmto sa Edi rozhodol skoncovať. Kráľ Lex a princezná Docilis sa zhodli, že elektronický dokument neznamená, že si vytvoríme obrázok a pošleme ho niekomu e-mailom. Prišiel s pomerne sofistikovaným postupom, ako vytvárať elektronické verzie dokumentov, ako zachovať všetky potrebné informácie v štruktúre a ako ich strojovo spracovať. Nebolo potrebné, aby ich nejaká osoba čítala a prepisovala do príslušných koloniek vo formulári na počítači. Na počesť princa bol formát pomenovaný EDI. Ale to bola len časť práce. Bolo tiež potrebné zmeniť štýl práce sedemhlavej dračice Archivum. Síce mala na stole počítač, ale ten slúžil len na vytlačenie dokumentov a ich následné založenie do šanónu. Edi prišiel s nápadom, že na základe dohody s kráľom Lexom bude mať elektronická verzia dokumentu rovnakú váhu ako tlačený dokument. Avšak len pod podmienkou, že bude riadne opečiatkovaný špeciálnou elektronickou pečiatkou a podpisom, ktorý kráľ Lex overí a bude mu dôverovať. Od tejto chvíle už nebolo potrebné nič tlačiť. Krátko na to sa ukázalo, že to bolo skvelé rozhodnutie.

Sedemhlavá dračica Archivum ochorela a kašľala. Asi si dokážete predstaviť, ako to vyzerá, keď zakašle sedemhlavá dračica. Jedna z jej ohnivých slín dopadla na policu a papierové dokumenty sa ihneď vznietili. Boli nenávratne zničené. Ale keďže mnohé z ostatných dokumentov boli elektronické, boli aj lepšie zabezpečené. Okrem toho existoval aj záložný počítač, kde sa vytvárali kópie údajov. Ak by sa niečo stalo s jednou kópiou údajov, bolo by možné pomerne rýchlo a jednoducho vytvoriť ďalšiu kópiu.
A keď sa Edi a Lex spolu s Docilisou rozhodli pre digitalizáciu archívu, Archivum mala menej práce a začala sa venovať sama sebe. Rýchlo sa uzdravila a ak som správne počul, drak Digitis sa presťahoval do jej jaskyne a spolu čakajú malé dráčiky!

A tak princ Edi zachránil kráľovstvo pred úpadkom. Všetci ľudia, ktorí tam žili, mali viac času pre seba a užívali si život. Edi a Docilis sa vzali a kráľ Lex odišiel do dôchodku. Edimu odovzdal žezlo a korunu a venoval sa svojim záľubám. Jedného dňa, keď sedel na rybách pri rieke, zbadal, že do hradu priletel bocian s malým batôžkom. Že by?

To, čo sa môže zdať ako rozprávka, je dnes možné. Zaujíma vás, ako Edi technicky zvládol problémy, ktoré prišli pred ním? Ako presne uľahčil prácu sedemhlavej dračici Archivum? Kontaktujte EDITEL, radi sa s vami o tom porozprávame.

Svatopluk Vít EDITEL CZAutor

Svatopluk Vít
Technical Sales Support Consultant

 

Icon \'i\'

O spoločnosti EDITEL

EDITEL je medzinárodným popredným poskytovateľom služieb v oblasti elektronickej výmeny dokumentov EDI (z anglického originálu Electronic Data Interchange), ktorý sa špecializuje na optimalizáciu procesov dodávateľského reťazca. Spoločnosť poskytuje služby klientom v mnohých rôznych odvetviach.

Portrait photo copyright Editel/Roman Chudý
Symbolic image copyright iStockphoto, Mattes

Aktivujte si prosím súbory cookie v nastaveniach Vašeho prehliadača pre prezeranie webovej stránky v plnom rozsahu.
V súčasnosti používate staršiu verziu prehliadača, ktorá môže spôsobovať chyby v zabezpečení a znižovať užívateľský komfort.
learn how to easily update your browser.