10 tipov: Ako sa vyhnúť chybám pri používaní EDI

Už je všetko automatizované alebo ešte stále manuálne spracovávate? Môžu sa vyskytnúť aj EDI chyby?

Elektronická výmena dát (EDI) je dokonalý nástroj na optimalizáciu obchodných procesov. Mnohé kroky sú automatizované, najmä v prípade integrovaných riešení. To eliminuje priestor na chyby, pretože sa nevyžaduje takmer žiadny manuálny zásah. Aby však všetko fungovalo hladko, je potrebné mať na pamäti niekoľko základných vecí. V tomto príspevku na EDI blogu poskytnem podrobné informácie o týchto základoch.

1. Vyberte si EDI riešenie, ktoré vyhovuje počtu EDI partnerov, ktorých máte, ako aj objemu vašich dokumentov!

V EDI neexistuje prístup „jedno riešenie pre všetkých“. Ak medzi vašich obchodných partnerov patrí len niekoľko používateľov EDI a objem vašich dokumentov je nízky, najlepším riešením bude webové EDI, ktoré vám umožní zadávať údaje cez online prehliadač. Budete plne pripravení na EDI pre všetkých pripojených partnerov. Ak je opak pravdou a máte veľký objem dokumentov, a veľa obchodných partnerov, ktorí využívajú EDI, určite by ste mali zvoliť integrované riešenie. V tomto prípade sú všetky údaje dokladov automaticky prijímané z ERP systému alebo sú zapracované externé údaje. A keďže vám eXite umožňuje osloviť každého jedného z vašich partnerov, všetko, čo potrebujete, je pripojenie k jedinej EDI platforme. Akékoľvek ďalšie pripojenia k iným platformám by len vytvorili zbytočné výzvy týkajúce sa technológie, bezpečnosti, monitorovania a správy.

2. Skôr ako začnete, premyslite si všetky elektronické procesy!

Ak začnete výmenou konkrétnych dokumentov cez EDI, napr. elektronických objednávok, má zmysel pripraviť pôdu pre expedičné objednávky, faktúry a iné dokumenty v rámci pracovného toku. Elektronické faktúry ponúkajú dodávateľom najvyššie výhody. Ak sa tieto elektronické faktúry odosielajú rýchlo, presne a automaticky, dodávatelia zvyčajne dostanú platbu skôr. Na dosiahnutie maximálnej synergie sa odporúča konzistentný proces. Čím viac EDI partnerov bude pripojených k systému, tým vyššia bude synergia.

3.Automaticky aktualizujte svoje kmeňové údaje! Nerobte žiadne experimenty s EDI štandardmi!

Ak automaticky začleníte elektronické objednávky od svojich klientov do svojho skladového systému, spustí sa množstvo ďalších procesov: to zahŕňa vychystávanie tovaru, vystavovanie avíz o odoslaní, a taktiež fakturáciu. Cieľom je mať presné kľúčové údaje a neustále zabezpečovať kvalitu. V ideálnom prípade by dodávatelia mali používať „Location Finder“ od eXite. Náš webový portál poskytuje aktualizované informácie o údajoch o polohe maloobchodných predajní a skladov, aby ste si mohli byť istí, že tovar doručíte na správne miesto. Prebiehajúca výmena aktualizovaných údajov o cenách a katalógu (v EDI jazyku nazývaných PRICAT) a kmeňových údajov partnerov (PARTIN) tiež výrazne uľahčuje spoluprácu medzi maloobchodníkmi a dodávateľmi.

4. Neexperimentujte s EDI štandardmi!

EDI štandardy zohrávajú dôležitú úlohu pri prepájaní obchodných partnerov navzájom. Odporúčam nerobiť v tejto oblasti žiadne experimenty. Existujú osvedčené a overené štandardy GS1 EDI, napr. EDIFACT/EANCOM. Prípadne môžete dôverovať priemyselným štandardom, ktoré sú vo vašom podnikaní široko používané. Patria sem ODETTE a VDA v automobilovom priemysle a EDITEX v odevnom priemysle.

5. Vyhnite sa manuálnym zásahom!

Akýkoľvek manuálny zásah spomalí proces a váš systém bude náchylný na chyby. Odporúčame preto vyhýbať sa systémovým nezrovnalostiam všade tam, kde je to možné. Stáva sa to vtedy, keď digitálne údaje nemožno úplne automaticky spracovať. Jedným z príkladov je, keď sa vytlačí objednávka a údaje z tejto objednávky sa musia znova manuálne zadať do systému IT, aby sa vystavili dodacie listy alebo faktúry. Manuálnemu prenosu údajov z jedného programu do druhého je potrebné sa za každú cenu vyhnúť, pretože to tiež vytvára nekonzistentnosť systému, ktorá otvára priestor pre chyby.

6. Preskúmajte celý potenciál optimalizácie procesov!

EDI nie je záležitosťou len medzi výrobcami a maloobchodníkmi. Do procesu môžu byť zapojení aj logistickí partneri a preddodávatelia, čo vytvára ešte väčší potenciál optimalizácie. Dodávatelia majú navyše možnosť využiť sofistikovanú formu e-factoringu na diskrétnu premenu neuhradených faktúr na likviditu. Pre nových používateľov EDI môže byť tiež veľmi užitočné otvorene oznámiť iným spoločnostiam, že si začali vymieňať dokumenty elektronicky. Ľudia si častejšie uvedomujú, že EDI používajú aj dlhoroční obchodní partneri, ale tieto informácie zdieľali iba s inými spoločnosťami.

7. Vyberte si komunikačný kanál, ktorý vyhovuje vašim potrebám!

Výmena dát s obchodnými partnermi prebieha cez data hub eXite. Aby vaše ERP bolo schopné komunikovať s eXite, existuje množstvo komunikačných protokolov vrátane eXite_link, AS2, API, SOAP, FTP atď. Každé z týchto spojení ponúka inú hĺbku integrácie. Umožňujú vašej aplikácii komunikovať s eXite, takže používatelia môžu okamžite skontrolovať stav transakcie a sledovať ju bez toho, aby museli prepínať aplikácie.

8. Spoľahnite sa na EDITEL pri „konvertovaní“ EDI dát!

Import a export EDI správ vyžaduje rozhrania. Ak váš ERP nemá adekvátne rozhrania, máte dve možnosti: buď si necháte naprogramovať rozhrania alebo použijete službu konverzie dát eXite na premenu EDI dát do akéhokoľvek formátu. To vám ušetrí problémy s vytváraním ďalších rozhraní a môžete rýchlo implementovať pripojenia k svojim klientom.

9. Nezabudnite urobiť záverečný test!

Po úspešnom nadviazaní spojenia s eXite by ste mali dôkladne skontrolovať svoj systém pred spustením naživo. Ak to chcete urobiť, požiadajte svojich obchodných partnerov, aby čo najskôr poskytli testovacie údaje, aby ste mohli skontrolovať integráciu, kým všetko nebude dokonale fungovať. Pre používateľov je tiež k dispozícii bezplatný testovací systém eXite.

10. Radi odpovieme na všetky vaše otázky!

Ak potrebujete okamžitú pomoc, môžete kontaktovať náš tím technickej podpory 24 hodín denne, 7 dní v týždni. Preto nás neváhajte kontaktovať, ak narazíte na naliehavé problémy. Technická podpora spoločnosti EDITEL je vám nepretržite k dispozícii.

S kolegami vám samozrejme vždy radi odpovieme na akékoľvek ďalšie otázky. Na odoslanie dopytu použite kontaktné pole vpravo.

Autor

Alexander Schaefer
CIO v EDITEL Austria