EDI a práca na diaľku – malé a stredné podniky sa lúčia s nadbytočným papierovaním

Používanie papierových dokumentov je stále bežnou praxou, najmä pre malé a stredné podniky.

V dobe, kedy je potrebné pracovať na diaľku, predstavuje tento koncept obrovskú výzvu, okrem iného aj preto, že sa stále zasiela korešpondencia na adresu sídla spoločnosti. „Množstvo spoločností v súčasnosti prehodnocuje procesy založené na papierových dokumentoch, na ktoré sa dlhé roky spoliehali. Hľadajú predovšetkým jednoduché riešenie digitalizácie faktúr,“ uvádza Štefan Sádovský, generálny riaditeľ spoločnosti EDITEL, ktorá je popredným poskytovateľom EDI služieb. Automaticky generované faktúry v PDF formáte a on-line fakturačné portály bývajú často prvým krokom do sveta elektronickej výmeny dát (EDI).

Pokiaľ medzi sebou obchodujú dve veľké spoločnosti, je fakturácia pomerne jednoduchá, pretože obe strany sa spoliehajú na elektronickú výmenu dát (EDI) pomocou medzinárodnej komunikačnej platformy eXite. „Elektronické dokumenty sú napríklad automaticky prenášané do účtovného systému, kde ich môžu zamestnanci ďalej spracovávať. Tento proces obvykle nie je viazaný na konkrétne miesto a je teda možné ho využívať aj na prácu na diaľku, pretože množstvo spoločností má k vlastným systémom zariadený prístup pomocou VPN,“ uvádza Štefan Sádovský. Iné je to vo firmách, v ktorých sú procesy stále závislé na papierových dokumentoch. „K spracovaniu fyzických obchodných dokumentov prirodzene musí byť človek fyzicky prítomný,“ dodáva pán Sádovský.

Automatizovaná fakturácia a práca na diaľku

 V posledných niekoľkých týždňoch sa v dôsledku koronavírusovej krízy dostala do centra pozornosti digitalizácia ako nevyhnutný predpoklad práce na diaľku. Pokiaľ zamestnanci nie sú v kancelárii, môžu sa obchodné procesy zastaviť, nemusí dôjsť k vybaveniu objednávok ani k odosielaniu faktúr.

Nie je preto prekvapením, že sa spoločnosti v súčasnej dobe snažia zo situácie vyťažiť maximum a čo najrýchlejšie a najefektívnejšie digitalizovať procesy založené na papierových dokumentoch, aby bolo možné sa k nim dostať odkiaľkoľvek. Príjemcovia faktúr sú teraz nútení, omnoho viac ako kedykoľvek predtým, spoliehať sa na faktúry v PDF formáte, namiesto tlačených faktúr, uvádza pán Sádovský.

Ako alternatíva je dostupné využitie on-line portálu (tzv. webové EDI), ktoré poskytuje najmä malým a stredným podnikom možnosť prístupu k objednávkam, faktúram a umožňujú ich zasielanie priamo klientom. To zase napomáha vyhnúť sa oneskoreným platbám, zvyšuje likviditu na strane dodávateľa a v konečnom dôsledku tiež zaisťuje fungovanie dodávateľského reťazca.

Integrácia EDI umožňuje štruktúrovanú výmenu dát

 Zasielanie faktúr v PDF formáte e-mailom namiesto zasielania papierových faktúr je rozhodne skvelým prvým krokom smerom k zavedeniu elektronickej fakturácie. K dispozícii sú aj smart riešenia, ktoré užívateľom umožňujú sledovať celý prenos a množstvo ďalších vecí, uvádza pán Sádovský.

Ďalším zmysluplným krokom je výmena štruktúrovaných dát, t.j. dát vo formátoch EDI, vďaka ktorým je možné využívať aj ďalšie výhody spojené s plnou integráciou. „Tá, jednoducho povedané, zahŕňa prijatie, akceptáciu a schvaľovanie faktúr, rovnako ako ich archiváciu v súlade s legislatívnymi požiadavkami. Môžeme využiť existujúce rozhrania v systémoch ERP a spravovať tok elektronickej fakturácie podľa individuálnych prianí klienta,“ dodáva pán Sádovský.

Všetko záleží na správnej kombinácii

 Rozhodnutie, či k fakturácii použiť online portál, zasielať PDF faktúry prostredníctvom e-mailu alebo zvoliť plne integrované riešenie EDI, závisí na individuálnych podmienkach a potrebách každého klienta. „Jedno je isté, aby sme zladili všetkých obchodných partnerov na rovnakú digitálnu vlnu, je potrebné využívať viacero rôznych prístupov,“ zdôrazňuje pán Sádovský. Dodávateľská štruktúra akejkoľvek maloobchodnej spoločnosti ponúka sama o sebe širokú škálu možností. Podobná situácia je však aj pri veľkých spoločnostiach, ktoré majú klientov z rôznych priemyselných odvetví.

Kaderník bude mať iné potreby ako obchodný reťazec s drogériou. Všetko závisí na správnej kombinácii. Všetky prístupy sa nakoniec vzájomne dopĺňajú a tvoria ucelený koncept, dodáva Štefan Sádovský na záver.

Či už ide o dôsledok súčasnej krízy alebo všeobecný trend smerujúci k digitalizácii: bezpapierová kancelária (ktorá pravdepodobne nikdy nebude celkom bezpapierová), sa postupne stáva realitou. EDI ako „základná technológia“ zastáva stále dôležitejšiu úlohu, a to nielen v časoch, kedy pracujeme na diaľku.